IT-Unterstützung ist in vielen Berufen unabdingbar

Bürosoftware hat im Gegensatz zur Buchhaltungssoftware oft weniger buchungstechnische, abgabenbezogene und bilanzielle Aspekte, als eher praktische Schreibarbeit und Tabellenkalkulation.

Folgende Programme sind im Bereich der Bürosoftware sehr beliebt:

• Microsoft Word: Das Standardwerkzeug jedes Unternehmers und jeder Sekretärin – egal, ob mittelständischer Unternehmer oder Managermillionär. Microsoft Word ist das Schreibprogramm schlechthin. Wer viel schreibt, wird mit Microsoft Word eines der besten, kompatibelsten und sichersten Programme zur Verfügung haben. Bilder, Texte und Layout lassen sich durch einfaches Klicken und Verschieben zum Teil zu wirklich professionellen Foldern oder Büchern entwickeln. Erfolgreiche Autoren nutzen MS Word zum Schreiben von Kapiteln. Besonders praktisch sind auch viele vorgegebene Layouts, die dann individuell nochmals angepasst werden können. Darunter fallen beispielsweise Lebensläufe, Brief- und Briefköpfe, Einladungen und Motivationsschreiben. MS Word ist ein wahrer Allrounder, was den Büroalltag betrifft.

• Microsoft Excel: Das grüne Tabellenprogramm von Microsoft ist insbesondere bei Kalkulationen übersichtlich, einfach zu bedienen und sehr leistungsstark. Mehrere Tabellen, unterschiedliche Farben und ein äußerst praktischer, fehlerloser Rechner lassen dieses Programm zum absoluten Muss in einem Büro werden. Wer keine Excel-Tabelle öffnen, bearbeiten oder schließen kann, hat es als Unternehmer sehr schwer. Seitenweise lassen sich Zahlen und Positionen übersichtlich darstellen und untereinander präzise in Zusammenhang bringen, so dass Ergebnisse immer exakt sind und keine Ungenauigkeiten vorhanden sind.

• Open-Office-Programme: Wem aufgefallen ist, dass bei den vorigen zwei Programmen die gleiche Firma dahintersteht, kann sich trotz der Dominanz von Microsoft Office auch für ein anderes Programm entscheiden. Microsoft Word und Excel sind nur mittels Lizenzen bzw. Abonnements akquirierbar. Open Office ist hingegen völlig kostenlos und ähnlich leistungsstark. Beachtet werden sollte aber, dass viele Dateiformate zwar durch Open Office geöffnet werden können, aber es dadurch mitunter zu Kompatibilitätsproblemen kommen kann.

Buchhaltungssoftware-Programme vereinfachen hingegen die gesamte Dokumentation in Sachen Buchhaltung und Jahresabschluss. Unter anderem bieten diese heutzutage Hilfen bei Kassenbüchern, Rechnungsstellungen oder Lohn- und Gehaltsrechnung.

Die unzähligen Buchhaltungssoftwaren unterscheiden sich im Groben durch mehrere Faktoren:

• Schnittstellen und Kompatibilität: Manche Programme bieten Schnittstellen zu ELSTER oder DATEV, andere wiederum nicht. Ohne diese Schnittstellen ist das Programm quasi unbrauchbar. Auch Exportfunktionen für Excel, PDFs und andere Dateiformate, die insbesondere fürs Online-Banking praktisch sind, sollten bevorzugt gewählt werden.

• Jahresabschlussfunktion: Software unterscheidet sich oft erheblich in Form des Jahresabschlusses. Für manche Firmen ist es etwa nötig, über die herkömmliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung hinaus auch eine Gewinn-Verlust-Rechnung bzw. eine Abschlussbilanz zu erstellen.

• Technische Funktionalitäten: Manche Softwaren sind desktopbasiert, sprich, sie müssen zunächst installiert werden. Immer mehr IT-Lösungen werden jedoch über den Browser und im Internet durch ein Login angeboten. Das ist nicht nur ressourcenschonender, sondern auch sicherer in Hinblick auf mögliche Backups, die automatisch auf einer Cloud vorgenommen werden, ohne dass sich der Unternehmer darum kümmern muss.

Es gibt auch noch Systeme, die über die Buchhaltungssoftware hinaus gehen. Darunter fallen beispielsweise CRM-Softwaren und ERP-Systeme. Doch was unterscheidet diese Systeme so stark und warum erfreuen sie sich hoher Beliebtheit?

1. CRM-Software

CRM steht für „Customer Relationship Management“. Diese Programme ermöglichen es, Termine, E-Mails, Angebote und Rechnung nicht nur als Großunternehmen, sondern auch als kleines oder mittelständisches Unternehmen organisiert wahrzunehmen. Die bekanntesten Hersteller bietet die Software neben einer PC-Schiene auch für mobile Endgeräte an. Die bekanntesten sind unter anderem:

• ZOHO: Über 20 Millionen Kunden schätzen die Übersichtlichkeit und die niedrigen Kosten dieses Programms.
• Sales-Force: Ist preisliche Oberklasse – dafür bekommt man auch einen riesigen Funktionsumfang.
• Base: Diese Software richtet sich vor allem an Sales-Spezialisten. Insbesondere die Verfassung und Verfolgung von Aufträgen steht im Mittelpunkt.

Darüber hinaus bieten selbstverständlich noch viele weitere Software-Anbieter Programme von unterschiedlich hoher Qualität an.

2. ERP-Systeme

ERP bedeutet Enterprise-Resource-Planning. Darunter wird die Planung von Kapital, Personal, Betriebsmittel und Informationstechnik verstanden. Hohe Qualität, Produktivität, Versorgungssicherheit und niedrige Durchlaufzeiten sind unter anderem Ziele entsprechender Lösungen. Solche Anwendungen ermöglichen es unter anderem, Ressourcen unternehmensweit zu verwalten. Die umsatzstärksten Firmen sind Deutschland sind hierbei:

• SAP: Das deutsche Unternehmen hat sich mittlerweile zum Branchenstandard, insbesondere für große Unternehmen entwickelt. Dazu gibt es umfassende Funktionen, unter anderem Buchführung, Controlling, Vertrieb und Produktion. Knapp die Hälfte des Umsatzes aller Anbieter erwirtschaftet das Unternehmen in Deutschland.
• Microsoft Dynamic NAV und AX: Beide Programme der Firma Microsoft kommen auf knapp ein Fünftel des Umsatzes. Besonders in mittelständischen und größeren Unternehmen erfreuen sich die beiden Programme großer Beliebtheit.

Durch die hohe Diversität gibt es auch noch andere Softwareanbieter, insbesondere im Bereich der CRP- und ERP-Lösungen.

Sind im Bürosoftware-Bereich klassische Programme nach wie vor Marktführer, insbesondere Microsoft Office, gibt es eine Reihe anderer Anbieter für CRM- und ERP-Softwaresysteme.

Oracle oder Infor beispielsweise bieten Lösungen im ERP-Bereich an, während es immer mehr Mobilapplikationen, zum Beispiel von ZOHO, gibt.

Wer heute ins Berufsleben startet, sollte über mehr als nur rudimentäre Fähigkeiten im Bereich Computer und Internet verfügen. Textverarbeitung und Tabellenkalkulation setzen heute viele Firmen als Fähigkeiten voraus. Darüber hinaus kann es jedoch auch nicht schaden, sich bereits Software wie ERP-Systeme oder CRM-Systeme genauer anzuschauen.

Entsprechende Kenntnisse sind ein echtes Plus in der Bewerbung und erhöhen die Chancen in vielen Jobbereichen.